Tilitoimiston vaihto vuodenvaihteessa onnistuu hallitusti
Hyvä valmistelu pitää taloushallinnon käynnissä ilman katkoksia
Tilitoimiston vaihto vuodenvaihteessa on hallittavissa, kun yritys, vanha tilitoimisto ja uusi kumppani sopivat siirtymän yksityiskohdista ajoissa. Selkeä suunnitelma ehkäisee tilanteita, joissa kirjanpidon aineistoja puuttuu, palkkojen käsittely viivästyy tai maksuliikenteen vastuut jäävät epäselviksi. Samalla johto saa tarvitsemansa raportit myös muutoksen aikana. Onnistunut vaihto perustuu nimettyihin vastuuhenkilöihin, tarkkoihin määräpäiviin ja avoimeen yhteydenpitoon.
Erityisesti työnantajayrityksissä ja kasvavissa pk-yrityksissä siirron huolellinen suunnittelu korostuu, kun kirjanpito, palkat, reskontrat, maksuliikenne ja johdon raportointi muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden.
Vastuut ja aikataulut sovitaan ennen käytännön siirtoa
Vaihdon suunnittelu kannattaa aloittaa määrittelemällä päivä, jolloin uuden tilitoimiston vastuu alkaa. Samalla sovitaan, mihin kauteen asti vanha tilitoimisto hoitaa kirjanpidon, viranomaisilmoitukset, palkanlaskennan, maksuliikenteen ja raportoinnin. Vastuunjako kirjataan tehtäväkohtaisesti, jotta sama työ ei jää tekemättä tai tule tehdyksi kahdesti. Yrityksen oma yhteyshenkilö koordinoi kokonaisuutta ja varmistaa, että päätökset tavoittavat kaikki osapuolet.
Aikataulussa huomioidaan palkanmaksupäivät, arvonlisäveroilmoitukset, maksujen eräpäivät sekä kuukausiraportoinnin tavoitepäivä. Vuodenvaihde tuo mukaan myös tilikauden katkon ja mahdollisen tilinpäätöksen valmistelun, joten avoimista tehtävistä tarvitaan yhteinen tilannekuva. Uuden kumppanin taloushallinnon palvelut kannattaa rajata ja sopia ennen siirron käynnistymistä.
Aineistojen luovutus tehdään tarkistuslistan avulla
Vanhan tilitoimiston hallussa voi olla kirjanpitoaineistoa, sopimuksia, täsmäytyksiä ja laskelmia useassa järjestelmässä. Yrityksen on hyvä sopia etukäteen, mitä luovutetaan, missä muodossa ja mihin päivään mennessä. Vastaanottava tilitoimisto tarkistaa aineiston ja ilmoittaa nopeasti puutteista.
Siirtosuunnitelmaan kirjataan vähintään seuraavat kokonaisuudet:
- Kirjanpidon aineistot , kuten pääkirjat, päiväkirjat, tase-erittelyt, tositteet ja viimeisimmät täsmäytykset.
- Palkanlaskennan tiedot , kuten työsuhdetiedot, palkkahistoria, poissaolot, lomatiedot, luontoisedut ja palkkakausien tilanteet.
- Myynti- ja ostoreskontran avoimet erät , jotta laskujen seuranta ja perintä jatkuvat oikeista saldoista.
- Maksuliikenteen tiedot , mukaan lukien hyväksymiskierrot, tulevat maksut ja käyttäjien vastuut.
- Raportoinnin rakenteet , kuten kustannuspaikat, projektit, budjetit ja johdon käyttämät tunnusluvut.
Esimerkiksi kuljetus-, logistiikka- ja maanrakennusyrityksissä kustannuspaikkojen, projektien, työaikatietojen ja kalustoon liittyvien raportointirakenteiden siirto kannattaa varmistaa erikseen.
Keskeneräisistä tehtävistä laaditaan erillinen luettelo, jossa näkyvät työn tila, vastuuhenkilö ja määräpäivä. Näin esimerkiksi keskeneräinen kuukausikirjanpito tai selvitystä odottava lasku ei katoa siirtymässä. Uusi tilitoimisto pystyy samalla arvioimaan, mitä tietoja tarvitaan ensimmäisen raportointikauden onnistumiseen.
Järjestelmäoikeudet siirretään hallitusti ja tietoturvallisesti
Tilitoimiston vaihto vuodenvaihteessa edellyttää pääsyä taloushallinnon ohjelmistoon, verkkolaskutukseen, pankkiyhteyksiin ja mahdollisiin työajanseurannan liittymiin. Yritys päättää, mitkä käyttöoikeudet uusi tilitoimisto tarvitsee ja kuka hyväksyy niiden avaamisen. Vanhan kumppanin tarpeettomat oikeudet poistetaan vasta, kun sovitut lopputehtävät on tehty. Näin työ jatkuu, mutta järjestelmiin ei jää perusteettomia käyttöoikeuksia.
Jos ohjelmisto vaihtuu samalla, käyttöönotto kannattaa käsitellä omana projektinaan. Tietojen siirto, liittymät, hyväksymiskierto ja käyttäjäkoulutus testataan ennen varsinaista aloitusta. ValtaSadan käytössä olevien taloushallinnon järjestelmien ja käyttöönottotuen avulla yritykselle voidaan rakentaa sen prosesseihin sopiva ratkaisu.
Jatkuvuus varmistetaan ensimmäisten kuukausien seurannalla
Siirto ei pääty siihen, että aineistot ja käyttöoikeudet on luovutettu. Ensimmäisten palkanmaksujen, maksuaineistojen, viranomaisilmoitusten ja kuukausiraporttien oikeellisuus tarkistetaan tavallista huolellisemmin. Yritys ja uusi tilitoimisto sopivat seurantapalaverit, joissa käydään läpi puuttuvat tiedot, avoimet kysymykset ja prosessien toimivuus. Mahdolliset korjaukset saadaan näin tehtyä ennen kuin ne vaikuttavat seuraaviin kausiin.
Auktorisoidun tilitoimiston kanssa vastuut, tietoturva ja toimintatavat voidaan määritellä selkeästi alusta lähtien. ValtaSata palvelee yrityksiä sähköisesti koko Suomessa sekä kasvokkain Harjavallan ja Tampereen toimipisteissä. Suunnitelmallinen tilitoimiston vaihto vapauttaa yritysjohdon keskittymään liiketoimintaan, kun luvut, palkat, maksut ja raportointi pysyvät hallinnassa myös vuodenvaihteen aikana.
